Der Lieferant meldet einen Fehler in einer Produktionscharge. Im eigenen Lager stehen noch vier Paletten, einige Kartons wurden bereits umgepackt, andere an Kunden versendet. Jetzt entscheidet sich, ob sich die betroffene Ware gezielt finden lässt oder vorsorglich ein viel größerer Bestand geprüft werden muss.
Rückverfolgbarkeit entsteht durch eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Artikel, Charge, Wareneingang, Lagerbewegung und Auslieferung. Eine Chargennummer auf dem Lieferschein allein reicht nicht, wenn diese Verbindung beim Öffnen, Aufteilen oder Umpacken der Ware verloren geht.
Artikelnummer, Charge und Seriennummer erfüllen verschiedene Aufgaben
Die Artikelnummer beschreibt, welcher Artikel geliefert wird. Eine Charge fasst eine vom Hersteller festgelegte Produktionsmenge zusammen. Eine Seriennummer kennzeichnet ein einzelnes Exemplar. Das sind unterschiedliche Ebenen, die nicht gegeneinander ausgetauscht werden sollten.
Der GS1 Global Traceability Standard unterscheidet entsprechend zwischen Produktidentifikation, Identifikation auf Chargenebene und serialisierter Identifikation. Für eine Chargenzuordnung wird der Produktbezug mit der Chargeninformation verknüpft. Dieselbe kurze Chargenfolge kann bei verschiedenen Artikeln vorkommen und ist ohne diesen Zusammenhang möglicherweise nicht eindeutig.
Bestellnummer und Lieferscheinnummer ersetzen die Charge ebenfalls nicht. Eine Bestellung kann mehrere Chargen enthalten. Umgekehrt kann eine Produktionscharge auf mehrere Lieferungen verteilt werden.
Die Kennzeichnung vor der ersten Serienlieferung abstimmen
Bitten Sie den polnischen Lieferanten um ein Musteretikett und einen ausgefüllten Musterlieferschein. Prüfen Sie, ob Artikelnummer, Bezeichnung, Charge und Menge auf beiden Dokumenten zusammenpassen. Bei abweichenden internen Artikelnummern brauchen beide Seiten eine verbindliche Zuordnung.
Im Gespräch können die Begriffe numer partii für Chargennummer, numer seryjny für Seriennummer und data produkcji für Produktionsdatum hilfreich sein. Vereinbaren Sie trotzdem konkrete Feldinhalte. Ein Produktionsdatum ist nur dann eine ausreichende Chargenangabe, wenn das festgelegte Identifikationssystem damit tatsächlich eindeutig arbeitet.
| Feld | Praktische Vereinbarung |
|---|---|
| Artikelbezug | Lieferantenartikel und eigene Artikelnummer eindeutig verknüpfen |
| Chargenangabe | Schreibweise einschließlich Buchstaben und führender Nullen erhalten |
| Menge | Stückzahl und Verpackungseinheit getrennt angeben |
| Kennzeichnungsebene | Festlegen, ob Einzelteil, Beutel, Karton und Palette gekennzeichnet werden |
| Gemischte Lieferung | Mengen je Charge ausweisen, statt nur eine Gesamtmenge zu nennen |
Beim Wareneingang nicht nur die Gesamtmenge bestätigen
Angenommen, eine Lieferung enthält 240 Beschläge: 160 Stück aus Charge P2609-A und 80 Stück aus P2609-B. Ein Lagerzugang über „240 Stück Beschlag“ ist mengenmäßig richtig, verliert aber die Information, welche Teile zusammengehören.
Erfassen Sie die beiden Mengen getrennt und verbinden Sie sie mit dem jeweiligen Lagerplatz. Sind die Kartons bereits gemischt, muss die Ware vor einer normalen Einlagerung geklärt werden. Ein nachträgliches Schätzen anhand der Kartonposition schafft keine belastbare Zuordnung.
Prüfen Sie stichprobenartig, ob Außenetikett, Innenverpackung und Dokumente übereinstimmen. Fotografieren Sie unklare oder beschädigte Etiketten, solange die Ware noch in der Anlieferungssituation steht. Nach dem Entfernen der Verpackung lässt sich ein Widerspruch oft schwerer nachvollziehen.
Beim Umpacken muss die Verbindung erhalten bleiben
Wenn aus einem Lieferkarton fünf kleinere Verkaufseinheiten werden, braucht jede Einheit weiterhin den erforderlichen Bezug zur Ursprungscharge. Dokumentieren Sie, welche Ausgangsmenge in welche neuen Einheiten überführt wurde. Neue interne Etiketten dürfen die ursprüngliche Information nicht versehentlich ersetzen.
Werden mehrere Chargen in einem eigenen Set verarbeitet, können mehrere Ursprungsbezüge notwendig sein. Ein frei vergebenes Set-Kennzeichen funktioniert nur, wenn sich dahinter die tatsächlichen Komponenten wiederfinden lassen.
Auch Retouren benötigen Aufmerksamkeit. Ware mit unleserlicher Kennzeichnung sollte nicht ohne Prüfung in einen bekannten Chargenbestand zurückgelegt werden. „Sieht gleich aus“ ist keine dokumentierte Identität.
Eine Probeabfrage zeigt, ob das System funktioniert
Wählen Sie eine bereits ausgelieferte Charge und beantworten Sie vier Fragen: Wie viel wurde empfangen? Wie viel liegt noch im Lager? Welche Mengen wurden verarbeitet, gesperrt oder ausgebucht? Welche Kundenaufträge haben Ware daraus erhalten?
Im Beispiel mit Charge P2609-A könnten 160 Stück eingegangen sein, davon 90 ausgeliefert, 10 dokumentiert ausgesondert und 60 noch vorhanden. Diese Mengen ergeben zusammen wieder 160. Bleibt eine Differenz, suchen Sie zuerst nach Umlagerungen, Umpackvorgängen und Retouren.
Führen Sie auch die umgekehrte Abfrage aus: Von einem Kundenauftrag zurück zur Lieferantencharge. Ein System kann in einer Richtung gut funktionieren und in der anderen an einer fehlenden Verknüpfung scheitern.
Mit Abweichungen arbeiten, ohne Herkunft zu erfinden
Ist die Charge unklar, kennzeichnen und sperren Sie den betreffenden Bestand für die weitere Prüfung. Holen Sie die Zuordnung beim Lieferanten ein und dokumentieren Sie die Grundlage einer späteren Freigabe. Ergänzen Sie keine Nummer allein deshalb, weil sie zur restlichen Lieferung passen würde.
Die rechtlichen Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Kennzeichnung und Aufbewahrung unterscheiden sich je nach Produktgruppe. Ein betrieblicher Ablauf ersetzt diese produktspezifische Prüfung nicht. Unabhängig davon sollte die praktische Kette funktionieren: Das Etikett muss zu den Dokumenten passen, die Dokumente zum Bestand und der Bestand zu den tatsächlich belieferten Aufträgen.